OP VERANDERAVONTUUR

Succesvol veranderen met het change canvas en het Engage!-model

NÓG HARDER LOPEN

Het leiderschapsbestaan kent vaak verrassingen, maar is soms ook voorspelbaar. Voorspelling 1: jouw organisatie zal binnenkort door een veranderproces heen moeten – als ze er al niet middenin zit. Voorspelling 2: de verandering zal veel hobbels en valkuilen hebben. Veranderen is niet alleen een van de belangrijkste, maar ook lastigste uitdagingen waar leiders mee te maken krijgen. Gelukkig kun je veranderen leren.

‘Harder! Harder!’, riep de Rode Koningin tegen Alice. Maar Alice kon niet harder rennen, ze had alleen geen lucht meer om te kunnen antwoorden. Na verloop van tijd merkte ze iets merkwaardigs op: hoe hard ze ook liepen, ze bleven op dezelfde plaats.

Het ‘Red Queen’-verhaal uit Alice in Wonderland is een veel gebruikte metafoor voor de situatie waarin veel organisaties zich bevinden. Het aantal nieuwe ontwikkelingen en uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd neemt snel toe – van technische innovaties en disruptieve concurrenten tot globalisering en nieuwe eisen op duurzaamheidsgebied. Alleen al om concurrerend (‘op dezelfde plaats’) te blijven, moeten ze steeds méér doen.

WEERSTAND

Van de organisatie wordt gevraagd dat ze zich sneller dan ooit aan de ontwikkelingen aanpast. Maar diepe organisatieveranderingen, wanneer bestaand gedrag en bestaande organisatieprincipes worden ingewisseld voor ander gedrag en andere principes, behoren tot de lastigste uitdagingen waar je als leider mee te maken krijgt. Met het oog op de efficiëntie zijn de processen en systemen binnen de organisatie immers op stabiliteit gericht. De mensen die in de organisatie werken geven bovendien vaak de voorkeur aan zekerheid en rust. Verandering kan het evenwicht van de belangen en posities van afdelingen in de organisatie verstoren. Het verklaart de weerstand waar verandering niet zelden op stuit.

VERANDERVAARDIG

De komende jaren zal de dynamiek in en rond de organisatie alleen maar sterker worden. Als leider zul je verandervaardig moeten zijn om je organisatie daar succesvol doorheen te loodsen. Het Change Canvas en het Engage!-procesmodel die in dit whitepaper worden beschreven, kunnen je daarbij ondersteunen. Een belangrijk uitgangspunt is dat je leert om verandering als leerproces aan te sturen.

EEN DENKMODEL ALS VERANDERGIDS

Niemand kan van tevoren zeggen wat je tijdens een veranderproces allemaal tegenkomt, en tot welke resultaten je precies komt. De nieuwe organisatie moet als het ware gezamenlijk opnieuw worden uitgevonden. Het Change Canvas is een leidraad om te bepalen welke vragen daarbij nuttig zijn. In het Engage!-procesmodel krijgt de verandering verder vorm.

De reikwijdte van een veranderproces valt meestal moeilijk te overschatten. Een diepgaande verandering, bijvoorbeeld als verschillende bedrijven in elkaar worden geschoven, nieuwe verdienmodellen worden ontwikkeld of de aansturing van de organisatie opnieuw wordt ingericht, is als een organisatorische gedaanteverwisseling. Oud gedrag en oude organisatievormen worden losgelaten en door andere vervangen. Een nieuwe mentaliteit en cultuur moeten wortel schieten. Zo’n ingrijpend proces top-down willen aansturen, werkt zelden of nooit. De nieuwe organisatie en haar interne verhoudingen moeten in een co-creatieproces van het management en de medewerkers tot ontwikkeling worden gebracht.

VEEL VOORKOMENDE VOETANGELS Veranderprojecten in uiteenlopende organisaties worden met vergelijkbare knelpunten geconfronteerd. Wrijving wordt bijvoorbeeld vaak als louter negatief opgevat. De belangrijkste aandachtspunten op een rij.

VERANDERCOALITIE

Een belangrijke vraag bij de start van een project is wie in de verandering in eerste instantie de hoofdrol speelt. In elke organisatie zijn change agents aan te wijzen die een voortrekkersrol in een veranderproces op zich kunnen nemen. Zij vormen de verandercoalitie of ‘crew’: een mix van enthousiastelingen en betrokkenen met of zonder hiërarchische positie. Zowel de bedrijfstop als informele leiders zijn erin vertegenwoordigd. Door de crew-leden met zorg te selecteren, kan een hecht team worden geformeerd dat het voortouw neemt. Het brengt zijn daadkracht op de rest van de organisatie over.

DENKMODEL

Samen met de crew beantwoord je de vragen van het Change Canvas. Het Canvas is een op wetenschappelijk onderzoek gestoeld denkmodel dat de afgelopen jaren zijn waarde in veel organisaties heeft bewezen. Het zorgt ervoor dat de verandering een gemeenschappelijk startpunt krijgt. Het Canvas bestaat uit drie panelen:

1. Verhalenbord

2. Omslagenbord

3. Actiebord

Elk bord roept op om over een aantal vragen na te denken. Ze brengen de dialoog op gang die de crewleden in staat stellen om input te leveren en tot een gemeenschappelijke visie te komen. In een later stadium, als steeds meer mensen in de organisatie bij de verandering worden betrokken, staan bovendien de uitgangspunten op papier zodat ze kunnen worden aangevuld en aangescherpt.

1. VERHALENBORD

Op het eerste paneel van het Change Canvas, het verhalenbord, staat het ‘waarom’ van de verandering centraal. Wat is de aanleiding en wat zijn de ambities? Onderzoek wijst uit dat een heldere, doelgerichte visie essentieel is voor verandersucces. Op het verhalenbord staan geen abstracte doelen maar inspirerende verhalen: dat zijn krachtige instrumenten om te zorgen dat mensen hun aarzelingen laten varen en in beweging komen. Zo’n verhaal kan bijvoorbeeld op de drijfveren teruggrijpen: wat willen we met de organisatie bereiken waarmee we écht het verschil maken? Of het kan een verhaal over ‘pijnlijke noodzaak’ zijn: wat gebeurt er als we de organisatie niet veranderen? Misschien heeft ze dan geen toekomst meer.

2. OMSLAGENBORD

Het middenpaneel van het Change Canvas is het omslagenbord. De cruciale omslagen die nodig zijn om van de huidige naar de gedroomde situatie op het verhalenbord te komen, worden expliciet gemaakt. Welke nieuwe activiteit of welk initiatief moet worden gestart? Waarmee moet worden gestopt? Welke kernwaarden en welk gedrag passen bij de nieuwe situatie? Onderdeel van het omslagenbord is ook het businessmodel en met name de waardepropositie van de organisatie. Hoe leveren we ook in de toekomst toegevoegde waarde aan de klanten?

3. ACTIEBORD

Ten slotte komen op het actiebord, het laatste paneel van het Change Canvas, de directe consequenties van de verhalen en omslagen aan bod. Wat zijn de organisatorische gevolgen? Een maatregel die op vrijwel alle veranderprojecten van toepassing is, is het versterken van de onderlinge verbindingen van de mensen in de organisatie, zodat verhalen, informatie en lessen kunnen worden gedeeld. Bovendien moet de verspreiding van de voor de verandering benodigde kennis en expertise in kaart worden gebracht. Diepgaande veranderingen vragen om de beschikbaarheid van tijd en geld en stellen hoge eisen aan de kwaliteit van de betrokken medewerkers en leiders. Daarover moet zo veel mogelijk duidelijkheid bestaan.

ENGAGE!

Het Change Canvas levert input voor het Engage!-procesmodel. Veranderingen hebben doorgaans een proceskarakter en zijn deels projectmatig aan te pakken. Engage! beschrijft daartoe een aantal concrete fases. In de eerste plaats is het zaak de andere betrokkenen in de organisatie in het proces mee te nemen. Om nieuw gedrag mogelijk te maken, kan daarbij de vraag worden gesteld welke actie elke betrokkene persoonlijk kan oppakken om de ambities dichterbij te brengen. Ook teams en afdelingen kunnen op deze manier voor zichzelf bepaalde concrete doelen stellen. Het veranderde gedrag kan in nieuwe onderlinge afspraken en procedures uitmonden.

Procesfeedback is een belangrijke succesfactor van veranderprojecten. Als onderdeel van Engage! wordt regelmatig bij de voortgang stilgestaan. Wat zijn de successen? Wat moet beter? Het proces van concrete acties benoemen, ze in nieuwe afspraken vastleggen en het resultaat evalueren, wordt telkens herhaald. Door vinger aan de pols die het Engage!-model biedt, blijft de positieve energie in het veranderproces bewaard. De voortgang kun je ook samen op de voet volgen in een gespecialiseerde app, zoals EN-Gager.

‘VERANDEREN IS EEN ONTDEKKINGSREIS’

Succesvolle verandering vraagt om een bepaalde mentaliteit van de betrokkenen, aldus Woody van Olffen, een van de ontwikkelaars van het Change canvas en het Engage!-procesmodel. ‘Het moet een collectief leerproces worden.’

Van Olffen is hoogleraar organisatieverandering en -ontwikkeling aan TIAS School for Business and Society. Hij is academic director van het programma Executive Master of Management and Organization (MMO) van TIAS. Deze Nederlandstalige opleiding is voor ervaren professionals en managers.

Van Olffen: ‘De koers van een ingrijpende verandering kun je niet bij voorbaat uittekenen. Gezamenlijk moet je de te nemen route ontdekken. Wat je tegenkomt kan spannend en uitdagend zijn. Maar in ieder geval verbreedt het je horizon. Je onderneemt de ontdekkingsreis die veranderen heet.’

Die horizon verbreden begint bij MMO. Daar leer je hoe je de eigen organisatie toekomstbestendig maakt door strategische veranderingen in gang te zetten en medewerkers in beweging te brengen. Dat alles met oog voor het eigen duurzame rendement én de maatschappelijke rol van het bedrijf. MMO maakt gebruik van de nieuwste wetenschappelijke inzichten en legt continu de verbinding met de praktijk.

VERANDERAVONTUUR

Het Change Canvas en het Engage!-model – ook verwerkt in deze opleiding – begeleiden het veranderavontuur. Een belangrijk kenmerk ervan is dat ze de organisatie tot een leerproces aanzetten, zegt Van Olffen. ‘Door elkaar in een open sfeer vragen te stellen, kunnen alle collega’s hun zegje doen. Je weet zeker dat de relevante input op tafel komt.’

Een lerende houding maakt je beter bestand tegen de ups en downs die vaak met een verandering gepaard gaan. Van Olffen: ‘Doordat je het proces gezamenlijk aflegt, en elkaar helpt bij de vragen die je onderweg tegenkomt, stimuleer je elkaar om verder te komen. Op deze manier kun je nieuwe kwaliteiten in de organisatie ontdekken en ontwikkelen. Samen verleg je de grenzen van wat je met je organisatie tot stand kan brengen.’

AUTEUR

Woody van Olffen is als hoogleraar organisatieverandering en -ontwikkeling en als academic director van MMO verbonden aan TIAS School for Business and Society. Daarnaast schreef hij samen met Raymond Maas en Wouter Visser het boek Engage! Reisgids voor veranderavonturen dat verscheen bij uitgeverij Van Duuren Management.

AAN DE SLAG

Wil je meer te weten komen over hoe verandering binnen jouw organisatie plaatsvindt en hoe je daar op strategisch niveau op inspeelt? Wil je leren hoe je strategie vertaalt naar uitvoering en concrete veranderprocessen vormgeeft? Hoe je medewerkers in beweging brengt? En leren hoe je de organisatie transformeert naar een netwerkorganisatie met partnerships, allianties en ecosystemen? Dan is de opleiding MMO echt iets voor jou.

Our vision We believe business exists to serve society

Our purpose

We develop leaders who serve society by transforming business

Our ambition

We are the go-to-school for business transformation that serves society. An international hub for life long development for leaders who want to have an impact on society through business, now and in the future.

TIAS #Neverstopasking At TIAS, we encourage people to Never Stop Asking. To be critical and inquisitive. And at the same time creative and focussed on collaboration.


NEVER STOP ASKING

TILBURG UNIVERSITY

EINDHOVEN UNIVERSITY

OF TECHNOLOGY